Editorial

El espíritu de la asamblea anual es que el administrador prepare y presente anualmente el informe que contenga entre lo más importante un estado que muestre: la situación financiera a la fecha de cierre del ejercicio, los resultados, los cambios en la situación financiera y las modificaciones de las partidas que integran.

Pero existen otros temas de importancia que pueden ser materia de la asamblea anual, como lo es la revisión a los poderes otorgados; en ocasiones el acta constitutiva de la empresa tiene tantos años, que las personas a quienes se les otorgo algún tipo de poder ya no son colaboradores o personas cercanas a la empresa, y es importante quitarlos, revocando sus poderes y otorgando nuevos a diversas personas. Permitir que estas personas mantengan poderes legales podría ser perjudicial, ya que podrían actuar en nombre de la empresa sin el conocimiento o la aprobación adecuada de los actuales directivos o accionistas, lo que podría llevar a decisiones incorrectas o incluso a situaciones de riesgo legal para la empresa. Por lo tanto, es fundamental quitar estos poderes obsoletos y otorgar nuevos poderes a individuos que estén activamente involucrados y sean relevantes para la gestión actual de la empresa, asegurando así una administración eficaz y conforme a las regulaciones vigentes.

Otro tema relevante que se puede poner a discusión en la asamblea anual es el objeto de la sociedad, en este caso vale la pena revisar si las actividades económicas que actualmente realizan y que aparecen en su constancia de situación fiscal concuerdan con las contenidas en el objeto social, y en este caso, puede adicionarse el mismo.

El objeto social, también puede modificarse, adicionado supuestos que permitan un mayor abanico de posibilidades de deducción, bajando de esta manera el impacto económico al momento del pago de impuestos, pero para esto debemos recordar, que no es labor únicamente del notario, es un trabajo conjunto entre el contador, el fiscalista, y el notario, es hora de olvidarnos de estos objetos sociales genéricos sin estrategia, es momento de actualizarlos, mejorarlos.

Recordemos que aún en empresas que ya tienen años de creación, y cuentan con un objeto social limitado, o de los que advierten un listado infinito de objetos, se puede realizar una estrategia en su objeto social, a través de un Acta de Asamblea, se puede modificar el objeto social de una empresa. 

Respecto a la protección de la empresa, y la responsabilidad del socio, representante legal, en los estatutos del acta constitutiva se deben incluir clausulas específicas, la mayoría de los documentos constitutivos donde el notario público elaboró los estatutos, estos van a carecer de esa protección fiscal y jurídica, es por ello, que, en la asamblea anual, existe la posibilidad de realizar adiciones también a los estatutos.

Aunado a lo anterior, para motivar aún más la necesidad de realizar la Asamblea anual, y rendir el informe anual, al ser estos dos supuestos una obligación prevista en la Ley General de Sociedades Mercantiles, la cual si bien, no prevé textualmente un capítulo de sanciones aplicables por contravenir este deber, es posible hacer valer la responsabilidad civil contra quienes resulten responsables por tal omisión, como lo puede ser el consejo de administración o administrador único o comisario, respecto de las repercusiones que tuviere la sociedad bajo tales circunstancias, considerando que el desconocimiento de los estados financieros, podría implicar un daño patrimonial a la sociedad y a los intereses de los propios socios.

Como es evidente, estar realizando la asamblea anual, además que es una obligación corporativa, que puede ser materia de un procedimiento de responsabilidad civil y administrativa, es un necesidad legal, contable y fiscal, al permitir mantener actualizada la información real de tu empresa, en los tópicos ya mencionados, así como respecto a los poderes otorgados, ratificar al consejo de administración, actualizar el capital social; en sí se puede hacer las modificaciones que la sociedad necesite.

No dejes pasar más tiempo, cumple con tu obligación, no necesitas esperar que termine el ejercicio para realizar la asamblea anual, puedes realizar asambleas extraordinarias en el momento que lo necesites, si no has cumplido con estas obligaciones, acércate a tus asesores de confianza, para que te apoyen en incluir los puntos finos necesarios a tu asamblea extraordinaria, para que tu empresa este protegida, actualizada, y además puedas gozar de los beneficios fiscales y económicos.