Editorial

La materialidad es la evidencia documental, técnica y operativa que demuestra que un servicio o una operación en realidad existió y fue efectivamente prestado o ejecutado; años atrás, este concepto no existía porque bastaba con presentar la factura que amparara el servicio, para que ese gasto fuera deducible, sin embargo, debido a la práctica indebida de la compra de facturas, la autoridad fiscal implemento la factura electrónica y el concepto de materialidad, como medidas de control.

Hoy en día, si dentro de nuestros gastos como empresa, tenemos la contratación de servicios, ya no es suficiente acreditar ese gasto solo con la factura electrónica, la autoridad fiscal puede exigir que se presenten otros elementos para acreditar que efectivamente se prestó el servicio; y en caso de que no puedes demostrar que el servicio fue real, funcional y necesario para tu actividad, el SAT puede rechazar la deducción o el acreditamiento del IVA y es cuando vienen los créditos fiscales millonarios.

La pregunta que surge entonces es ¿Cómo puedo acreditar la materialidad? La respuesta dependerá de cada operación que se requiera acreditar, dependiendo del tipo de operación, serán los elementos clave para acreditarla.

Uno de los elementos que encabeza la lista de los elementos probatorios para acreditar la materialidad de una operación, es el contrato, sin embargo, la autoridad fiscal al momento de darle un valor probatorio, al ser un documento privado, exige que tenga fecha cierta, esto es, que para poder considerar la fecha del contrato como fecha de celebración de la operación, exige que se haya celebrado y firmado ante un notario público; lo cual en la mayoría de los casos no sucede, ya que en la práctica común y por economía también, los contratos se celebran solo de manera privada.

La buena noticia, es que el Tribunal Federal de Justicia Administrativa, Autoridad que resuelve los juicios en contra del Servicio de Administración Tributaria, recientemente emitió la tesis IX-P-2aS-545, con el rubro: MATERIALIDAD DE LAS OPERACIONES REVISADAS POR LA AUTORIDAD FISCAL. LA FECHA DEL CONTRATO CELEBRADO CON UN PROVEEDOR NO ES RELEVANTE PARA ACREDITAR LA EXISTENCIA DEL SERVICIO PACTADO.

Este precedente de los Tribunales Fiscales es importante porque analiza la fecha cierta de los contratos, y le resta importancia, contrario a lo que siempre resuelve la autoridad fiscal, sin embargo, esto criterio también no hace reflexionar, que el contrato no es el único elemento que debemos integrar en nuestras operaciones para demostrar su existencia.

Para ello, debemos tener en cuenta las siguientes reglas, que todo empresario debe seguir:

Escrituras públicas, Licencias, Patentes, Concesiones públicas, Inscripciones ante el SAT, IMSS, otras instituciones públicas, Declaraciones, Avisos y Dictámenes.

Manuales de políticas y procedimientos, órdenes de compra, pedidos, cotizaciones, entradas al almacén y convenios con proveedores.

Libros, sistemas y registros contables, Papeles de trabajo, Estados de cuenta (bancarios, de inversiones, tarjetas de crédito, débito o servicios y de monederos electrónicos para pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa), Cuentas especiales, Libros y registros sociales, Control de inventarios y método de valuación, Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, Documentación comprobatoria de los asientos respectivos, Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, La información que acredite sus ingresos y deducciones, Catálogo de cuentas, Pólizas de asientos contables, Avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte, Declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos, Conciliaciones bancarias, Acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente, Documentación relacionada con la contratación de personal subordinado, así como su inscripción y registro o avisos en materia de seguridad social, Documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior

Recabar la información relevante a cada operación, es decir, podemos relacionar cada CFDI emitido por el proveedor señalado en el listado, haciendo una descripción detallada de la operación llevada a cabo y amparada en dicho comprobante, explicando la cronología de la operación, incluyendo fechas descripciones de hechos.

• En el caso de adquisición de bienes intangibles, explicar las razones por las cuales se determinó la necesidad de adquirirlo.

• En el caso de servicios profesionales o técnicos se tiene que explicar en qué parte del servicio que diste al contribuyente, se requiere el servicio profesional de un especialista.

• En el caso de bienes obtenidos es importante tener evidencia que demuestre cuando y como se obtiene el bien o la prestación del servicio y más cuando sea un intangible específicamente cuando el resultado final sea un informe, o un dictamen el cual debe de quedar documentado (Contrato).

En conclusión, es importante que se implementen procedimientos de revisión que documenten todas y cada una de las pruebas y evidencias de la materialización, principalmente de operaciones de prestación de servicios y adquisición de bienes que tengan una relevancia en la información financiera de la empresa, dado que serán las operaciones que las autoridades voltearan a ver por la importancia de estas.